Для подтверждения расходов на смазочные материалы и используемое топливо Минфин с 2007 года установил использование кассовых чеков и путевых листов. Для этого было подготовлено соответствующее письмо (№03-03-06/1/640 от 04.09.2007) и изменения в п.1 ст. 26 Налогового Кодекса.
На практике распространено доначисление налоговых сумм инспекторами из-за неточностей в процессе заполнения путевого листа. С учетом практических проблем, финансовое ведомство подготовило несколько практических разъяснений, позволяющих минимизировать допущение несоответствий.
Судебные тяжбы касательно признания обоснованности расходов на горюче-смазочные материалы также устанавливают тот факт, что путевой лист не является обязательным документом подтверждения затрат на ГСМ. Стоит отметить, что это справедливо лишь для тех организаций, которые не являются автотранспортными. К тому же, данные расходы обязательно подтверждать прочими документами (чаще всего – чеками на приобретение указанных материалов).
Можно ли самостоятельно утвердить форму путевого листа?
Изменения в Федеральный Закон «О бухгалтерском учете», вступившие в действие в начале 2013 года, позволяют организациям самостоятельно разрабатывать формы используемых первичных документов. Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 также подтверждает данное право организаций (при этом, нетранспортные организации обладали таким правом еще до 2013 года).
При утверждении форм стоит помнить, что без обязательных реквизитов, которые утвердил соответствующим приказом Минтранс России, любой путевой лист станет недействительным. К ним относят:
- название и номер путевого листа;
- срок его действия;
- информация о владельце транспортного средства;
- сведения о самом транспортном средстве и его водителе.
Кто устанавливает сроки выдачи путевых листов?
Указания по применению путевых листов, являющиеся дополнением к постановлению Госкомстата №78, определяют однодневный (односменный) срок действия всех путевых листов. С момента разрешения самостоятельного утверждения форм таких документов, Минфин пришел к выводу, что предприятиям целесообразнее самим устанавливать сроки действия путевых листов для большей обоснованности произведенных расходов (письмо от 30.11.2012, №03-03-07/51).
Последняя рекомендация не распространяется на специализированные автотранспортные предприятия – им необходимо использовать однодневные путевые листы, тогда как прочие организации могут составлять данные документы на срок до месяца.
Важность отображения маршрута следования в путевых листах.
Без детального указания мест следования транспортного средства невозможность не только удостовериться в обоснованном расходе топлива и горюче-смазочных материалов, но и подтвердить факт использования транспортного средства в служебных целях.
Необходимость отображения маршрута движения неоднократно упоминалась в письмах Минфина России еще в 2005 и 2006 году. Чаще всего, маршрутная информация отображается на обратной стороне формы, и состоит из следующих разделов:
- места отправления и назначения;
- время отправки и прибытия;
- общее число пройденных километров.
Особенности использования собственного транспорта в целях фирмы.
При использовании личного транспорта в служебных целях, сотрудники организаций также имеют право на покрытие понесенных затрат, подтверждением которых являются путевые листы. Для получения выплаты средств (которые, к тому же, освобождены от НДФЛ), кроме путевого листа, сотрудник предоставляет в бухгалтерию подтверждение права собственности на средство и его техпаспорт.
Какие последствия использования транспорта фирмы без составления путевых листов?
Без путевых листов и прочих подтверждающих расходы на транспорт документов сотрудника фирмы могут обвинить в возникновении личной выгоды (это соответствует статье 41 Налогового Кодекса). Как результат, предприятию придется удерживать с такого водителя подоходный налог либо сообщить инспектору налоговой о невозможности такого удержания. В письме Минфина №03-04-05/28243 от 11.06.2014 также сказано, что отсутствие путевого листа – основание для удержания НДФЛ с любого дохода водителя.
Подтверждение документов апостилем в Москве — это необходимая процедура для признания документов за рубежом в странах, подписавших Гаагскую конвенцию. Мы предоставляем услуги по апостилированию различных типов документов, включая свидетельства о рождении, дипломы, нотариальные акты и другие официальные бумаги. Наши специалисты помогут вам правильно оформить документы и получить апостиль в самые короткие сроки, чтобы вы могли использовать их за границей без дополнительных процедур.
Процесс апостилирования требует внимательности и точности, и наши эксперты берут на себя все этапы, начиная с проверки документов и заканчивая их подачей в государственные органы. Мы гарантируем оперативность и качество выполнения процедуры, обеспечивая ваш комфорт и уверенность в правильности оформления.
Добавить комментарий
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.